Каждый отель в своей работе использует такой маркетинговый инструмент, как распространение полиграфической рекламной продукции, толи в собственных гостевых зонах и в номерах, то ли в заведениях-партнерах. Выделяется 4 этапа в процессе заказа полиграфии и распространения полиграфии.

Первым этапом является генерация креативной идеи по внешнему виду и наполнению текст, фотографии) будущего рекламного продукта. Во всей печатной продукции отеля рекомендуется использовать единые брендовые элементы, такие как логотип отеля и шрифт для повышения узнаваемости торговой марки. Внешний вид должен подчеркивать тематику рекламируемого мероприятия, допускается дополнение художественных элементов к логотипу, например снежинок на новый год и т.д.

Вторым этапом будет работа с дизайнером. Здесь очень важно, чтобы дизайнер максимально быстро и правильно понял, что от него требуют, так как сроки изготовления, как правило, максимально сжаты и, в противном случае, полиграфия может оказаться не актуальной.
Из практики дизайнеры – натуры творческие и их постоянно тянет отклониться от заданной концепции, потому контроль необходим ежечасный. Многие отели берут на должность менеджера по персоналу — человека с навыками работы в графическом редакторе, тем самым экономя на дизайнерах, а это в среднем 200 грн. за 1 дизайн-макет. Также, человек, работающий в отеле, в сравнении с дизайнером со стороны, глубже чувствует всю специфику гостиничного бизнеса и воплощает задуманное с большей эффективностью. На этом этапе продумываются каналы распространения полиграфии в зависимости от цели, после принимается решение по количеству заказываемой полиграфии.

Третий этап – работа с типографиями. Типография – отдельный мир, в котором фактор времени играет очень важную роль, но часы в этом мире часто отстают. Для залога своевременности выполнения заказа типографией, необходимо разработать алгоритм взаимодействия между Вами и подрядчиком. У каждого снабженца или ответственного лица есть свой сценарий выбора подрядчика, проведения тендера и т. д. Формальность безусловно важна, но нельзя исключать человеческий фактор. Можно заключить договоры с прописанными штрафными санкциями за несвоевременность выполнения заказа, но это повлияет на конечную стоимость продукта, в которую будут заложены риски, а в случае конфликтной ситуации, будете долго отстаивать свою правоту в суде, что повлечет за собой дополнительные затраты. Но есть более перспективный вариант работы, неформальный, который лучше любых договоров обеспечивает пунктуальность и ответственность подрядчика. Суть в том, что лучший контролер подрядчика – это его совесть, и если он имеет дружественные отношения с заказчиком, то для последнего цены будут минимальными, а бракованный товар меняется незамедлительно. Если Вы лично не знакомы с полиграфистом, то, открыв записную книжку, можно обнаружить кого-либо, кто может порекомендовать специалиста, работающего в этой сфере.

Четвертый этап. После того, как полиграфическая продукция успешно напечатана, каналы распространения отработаны, необходимо разработать систему контроля наличия продукции в местах распространения и работы промоутеров. После того как полиграфия роздана, необходимо отследить отдачу от этого мероприятия путем опроса, звонящих или приходящих клиентов, по тематическому вопросу, при этом всю полученную информацию необходимо вносить в сводную таблицу. Через некоторое время анализ таблицы покажет, какой способ рекламы сработала в большей степени, что позволит сделать выводы о использовании данного метода в дальнейшем.